個人情報保護・プライバシーポリシー 

個人情報保護

第1章 総則

個人情報の保護に関する規則
(目的)
第1条
この規則は、明治大学付属明治高等・中学校同窓会 総明会(以下「総明会」という。) における個人情報の取り扱いに関する基本的事項を定めることにより、同窓会活動の 適正かつ円滑な運営を図るとともに、個人の権利利益を保護することを目的とする。

(定義)
第2条
1 この規則において「個人情報」とは、総明会の会員に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することが できるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別 することができることとなるものを含む。)をいう。

2 この規則において「保有個人情報」とは、総明会が作成し、又は取得した個人情 報であって、総明会が組織的に利用するものとして、保有しているものをいう。た だし、文書、図面及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他の人の知覚によ っては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)に記録さ れているものに限る。

3 この規則において、「個人情報ファイル」とは、保有個人情報を含む情報の集合 物であって、次に掲げるものをいう。
(1)一定の事務の目的を達成するために、特定の保有個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの。
(2)前号に掲げるもののほか、一定の事務の目的を達成するために、氏名、生年月日その他の記述等により特定の保有個人情報を容易に検索することができるよ うに体系的に構成したもの。

4 この規則において「情報主体」とは、個人情報によって識別される特定の個人を いう。

(会長、個人情報保護管理者)
第3条
1 総明会会長は、この規則及び関係法令等の趣旨にのっとり、個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な施策を総合的に策定し、実施するとともに、保有個人 情報の管理について、これを統括する。
2 この規則の目的を達成するため、個人情報保護管理者(以下「管理者」という。) を置く。
3 管理者は、専務理事・事務局長とする。
4 管理者はこの規則の定めに従い、その所管する業務の範囲内における個人情報に ついて、各理事、各委員会及び会員がこれを適正に取扱うよう指導し、監督すると ともに、その取扱い並びに所管する保有個人情報の開示及び訂正等の請求、個人情 報の取得、保管、利用、第三者提供等に関し、会長を補佐し、これを適正に処理す る。
5 保有個人情報の管理責任範囲について疑義が生じ、これが緊急性を要する場合は、 当該管理者間の協議により、これを定めるものとする。
6 管理者は会長及び理事会に対して、個人情報の処理、協議等について報告し、会 長の承認を受ける。

第2章 理事会

(審議事項等)
第4条
1 理事会は、次の事項について審議する。 (1)個人情報の保護に関する基本的施策に関する事項 (2)その他、本規則に定める事項及び個人情報の保護に関する重要な事項
2 理事会は前条に規定する事項の審議のため、関係する総明会会員の意見を求める ことができる。
3 理事会は、管理者からその執り行った措置に関する報告を受ける。

第3章 個人情報の取扱い

(利用目的と保有の制限等)
第5条
1 個人情報の保有は、総明会の活動を遂行するために必要または有益な場合に限る
ものとし、保有にあたってはその利用の目的(以下「利用目的」という。)をでき る限り特定しなければならない。
2 個人情報は、前項の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、 これを保有してはならない。

(利用目的の明示)
第6条
1 文書、図面及び電磁的記録に記録された個人情報を取得するとき、及び情報主 体から直接 書面(電磁的記録を含む。)に記録された当該情報主体の個人情報を 取得するときは、次に掲げる場合を除き、あらかじめ、当該情報主体に対し、その 利用目的を明示しなければならない。
(1)会報の発送・総会開催時のための通知。
(2)各種総明会行事の案内・提供、会員名簿の維持管理。
(3)その他同窓会活動に関連・付随する業務。
(4)人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要があるとき。
(5)利用目的を情報主体に明示することにより、当該情報主体又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがあるとき。
(6)出版、報道等により当該個人情報がすでに公にされているとき。
(7)法令の規定に基づくとき、又は司法手続上必要と理事会が判断したとき。
(8)前各号に掲げる場合のほか、取得の状況からみて利用目的が明らかであると理事会が認めたとき。

(利用及び提供の制限)
第7条
1 保有個人情報は、利用目的以外の目的のために利用し、又は提供してはならない。
2  前項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当すると認めるときは、利用 目的以外の目的のために保有個人情報を利用し、又は提供することができる。ただ し、保有個人情報を利用目的以外の目的のために利用し、又は提供することによっ て、情報主体又は第三者の権利利益を不当に侵害するおそれがあると認められると きは、この限りでない。
(1)法令の規定に基づくとき
(2)情報主体の同意があるとき
(3)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、情報主体の
同意を得ることが困難であると管理者が判断したとき
(4)公衆衛生の向上又は在校生の健全な育成の推進のために特に必要かある場合で
あって、情報主体の同意を得ることが困難であると管理者が判断したとき。
(5)総明会の活動に必要な限度で保有個人情報を総明会内部で利用する場合であっ て、当該保有個人情報を利用することについて相当の理由のあると管理者が判断
したとき。
(6)管理者が、情報主体以外の者に提供することが明らかに当該情報主体の利益になると認めたとき
(7)前各号に掲げる場合の他、専ら統計の作成のために保有個人情報を提供するとき、その他管理者が相当の理由があると認めたとき。
3 前項により利用目的以外の目的のために保有個人情報を利用し又は提供するときは、対象とする保有個人情報の範囲をできる限り特定するものとし、個人情報のうちの必要な事項に限定して利用し又は提供しなければならない。
4 第2項第5号の場合にあっても、管理者は、個人の権利又は利益を保護するため 特に必要があると認めるときは、当該保有個人情報の利用を特定の組織単位に限定することができる。
5 管理者は、第2項により利用目的以外の目的のために保有個人情報を利用し又は提供するときは、その事実を記録しなければならない。

(提供を受ける者に対する措置要求)
第8条
管理者は当該保有個人情報の提供を受ける者に対し、所管する保有個人情報を提供する場合において必要があると認めるとき、提供に係る個人情報について、その利用 の目的若しくは方法の制限その他必要な制限を付し、又はその漏えいの防止その他個 人情報の適切な管理のために必要な措置を講ずることを求めることができる。

(安全確保の措置)
第9条
1 管理者は、所管する保有個人情報の漏えい、滅失、き損及び改ざんの防止その他保有個人情報の適切な管理のために必要な措置を講じなければならない。
2 個人情報事故が発生した場合における取扱は、管理者が行う。
3 理事、会員等は、個人情報事故が発生したと認められる事実を探知した場合あるいはそのおそれのある場合、直ちに管理者にその旨を連絡する。
4 管理者は、前項の場合直ちに調査を実施する。
5 管理者は2項の連絡を受けた場合、3項の調査結果を、会長に速やかに報告する。 6 前項の規定は、総明会から個人情報の取扱いの委託を受けた者が、受託した業務を行う場合について準用する。

(委託に伴う取扱い)
第10条
1 個人情報の取扱いを含む業務を外部委託する場合は、当該契約において、個人情報の適正な取扱いについて受託者が講ずべき措置を明らかにしなければならない。
2 前項の委託を受けた業務に従事している者又は従事していた者は、その業務に関 連して知り得た個人情報の内容を他に知らせ、又は不当な目的に利用してはならな い。

(外部要員の受入れに伴う取扱い)
第11条
前項の規定は、個人情報の取扱いを含む業務を行うため、外部から要員を受入れる 場合について準用する。

(保有等に関する事前通知)
第12条
総明会の各委員会及び会員において個人情報ファイルを保有又は利用等を行おうと するときは、当該委員会の長は、あらかじめ管理者に対し、次に掲げる事項を届出な ければならない。届出た事項を変更しようとするときも、同様とする。
(1)個人情報ファイルの名称
(2)委員会の名称及び委員会担当の理事の氏名
(3)個人情報ファイルの利用目的
(4)個人情報ファイルに記録される項目及び個人情報ファイルに記録される情報主体の範囲
(5)個人情報ファイルに記録される個人情報の収集方法

第4章 情報の開示その他

(個人情報に関する開示請求及び提供)
第13条
1 総明会会員からの開示請求については管理者が処理、対応する。
2 管理者は総明会会員から本人に関する開示請求が総明会所定の書面においてなさ
れた場合、請求者が本人であることを確認した上で速やかに文書にて回答するもの とする。
3 会員は、代理権の存在を示す資料を提出して代理人によって前項の請求を請求す ることができる。この場合は、代理権の存在を示す資料(委任状など)の提出を確 認した上で処理する。代理人は、会員に限る。
4 なお、会員からの請求に関しては別途定める手数料を徴収するものとする。
5 この「個人情報保護法に基づく開示等」の方法については、管理者がホームページまたは会報などを用い、会員に対して周知徹底をはからなければならない。

第14条
総明会の各同期会及びクラブのOB会からの開示請求については管理者が処理、対応する。なお、各同期会は評議員が、各クラブOB会はその責任者が総明会所定の書 面をもって開示請求する。

(監 査)
第15条
1 会長は、総明会における個人情報の取扱いについて、定期的に監査を行う。 2 会長は、前項の監査を行うにあたっては、監査担当者を任命するものとする。 3 監査担当者は、監査の結果を会長に報告しなければならない。

(個人情報の帰属)
第16条
本規則に定める個人情報は、総明会に帰属する。

(補則)
第17条
この規則に定めるもののほか、この規則の実施に関し必要な事項は、別に定める。

(改廃)
第18条
この規則の改廃は、理事会の議を経て会長がこれを行う

附則
(施行期日)第19条
この規則は2005年 11月20日より施行する。

プライバシー・ポリシー

 総明会は、『個人情報の保護に関する法律』(以下、個人情報保護法という)に規定される個人情報取 扱事業者として、『プライバシーポリシー』を以下の通り策定し、個人情報保護法・その他法令に照らし て適正且つ公正な手段によって会員に関する情報を収集し、お預かりした情報を適切に取り扱うとと もに、正確性・機密性の保持に努めてまいります。

1.総明会会員の個人情報を収集・利用する目的

総明会では、会員に関する情報を、次のような目的のために利用させていただいております。 ・会報の発送、総会開催時のためのご通知 ・各種総明会行事のご案内・提供、会員名簿の維持管理 ・その他同窓会活動に関連・付随する業務

2.収集する情報の種類

総明会では、「1.情報を収集・利用する目的」を達成するために、会員に関する次の情報を主に収 集しております。
・氏名・卒業年度・現住所・現住所の電話番号・メールアドレス・職業・勤務先
・慶弔に関する情 報等
・運営費の納入状況
・その他、総明会会員の相互連携のために必要と判断する情報
・その他、総明会活動のために必要な情報

3.第三者への開示・提供

総明会は、次の場合を除き、会員の個人情報を第三者へ開示・提供いたしません。  ・会員の同意がある場合 ・母校、明治大学付属明治高等・中学校の依頼に基づ<場合
・各種法令に基づ<場合

4.情報の適切な管理

会員に関する情報は、正確かつ最新なものに保つよう努めるとともに、第三者への漏洩、滅失又 はき損が発生しないよう万全を尽くしております。また、業務遂行上の必要性から外部業者に業務 委託等を行う場合につきましても、委託先等に機密保持義務を課すなどその管理・監督に努めてま いります。

5.会員からの開示等の求めに応じる方法

会員が、ご自身に関する情報について「個人情報保護法に基づ<開示等」をご請求される場合は、事 務局までお申し出下さい。総明会では、ご請求者がご本人であることをご確認させていただいた うえで、できる限り速やかに対応させていただきます。

6.お問合せ先 総明会事務局

なお、総明会は、個人情報保護法等を遵守するとともに、今後もプライバシーポリシーの継続的改 善に努めてまいります。

以上